Mode d'emploi

REGLES DE FONCTIONNEMENT DU CLUB

• Tous les mails à destination des licenciés sont envoyés aux adresses email définies dans SPS pour chaque famille. Assurez vous donc qu'elles soient à jour. Vous pouvez en ajouter ou supprimer à votre guise (mode d'emploi ci-dessous).
• Le planning défini dans SPS pour chaque licencié fait foi. Chaque famille a accès en modification au planning de tous les membres de la famille. C'est à vous et à vous seul de tenir ce planning à jour : rien ne sert d'envoyer un mail aux organisateurs de sorties car ce ne sont pas eux qui modifieront les données du planning pour vous.
• La planning est non modifiable pour une sortie à partir de J-4 de la sortie. A partir de cette date, tout frais engagé pour un licencié (réservation hôtel etc.) sera prélevé sur le compte famille.
• Les covoiturages sont facturés au weekend. 25€ sont débités pour un aller-retour mais aussi pour un aller simple ou un retour simple.
• Le remplissage du camion, lorsqu'il est utilisé, est prioritaire sur celui des voitures particulières proposant un covoiturage.
• Le covoiturage (offre ou demande) doit respecter les horaires de l'ensemble du groupe.
• L'imputation des dépenses des licenciés est entièrement faite sur votre compte famille consultable sur SPS. Il vous appartient de vérifier régulièrement la position de votre compte et de signaler toute anomalie dans les 15 jours après son imputation. Au delà, nous considèrerons l'imputation comme valide et nous ne reviendrons plus dessus.
• Il vous appartient de maintenir votre compte famille avec un solde positif. Si votre solde reste négatif sur un durée trop prolongée, nuos n'inscrirons plus les enfants aux courses et WE.

CONTACTS

Pour retrouver les coordonnées email ou téléphoniques d'un membre du club, affichez la fiche famille correspondante sur SPS, puis choisissez l'onglet "CONTACT".

Voici la répartition des tâches au sein du comité directeur. Je vous invite à vous adresser directement à la bonne personne quand vous avez besoin, et d'éviter les mails généraux à contact@ski-aix.com afin d'optimiser la communication au sein du club. De même, lorsque vous répondez à un mail envoyé par le club, éviter le "répondre à tous" s'il vous plait ... sauf nécessité absolue.

• Gestion des licenses : Guillaume RACCASI (gr@ski-aix.com)
• Préparation des sorties : Eric VULTAGGIO (evu@ski-aix.com) et Eric VALDES(ev@ski-aix.com)
• Comptabilité générale et crédit compte famille : Eddie LOUISOR
• Gestion compte famille (débit sortie) : Sophie OSTBERG (so@ski-aix.com)
• Entrainement : Guillaume RACCASI(gr@ski-aix.com), Philippe RENARD(pr@ski-aix.com)
• Matériel,communication et recrutement : Frédéric PY(fp@ski-aix.com)
• Formations, autre : Eric COLLARD (ec@ski-aix.com)

ADRESSE POSTALE DU CLUB

Tous les courriers officiels du club doivent être envoyés à (siège social)

• Francis AIGUESPARSES
• 23 impasse des muriers
• 13080 Luynes / Aix en Provence

RE-APPROVISIONNER VOTRE COMPTE FAMILLE

Pour recharger votre compte, vous devez le faire par virement (RIB si après) ou par espèces déposées auprès le notre trésorier (Eddie LOUISOR).

IBAN : FR76 1027 8090 6300 0201 8530 150 / BIC : CMCIFR2A

Dans le motif de paiement, indiquer uniquement mais impérativement votre nom de famille.

MODE D'EMPLOI UTILISTATEUR SPS

MENU ADMINISTRATION

Dans ce menu (accessible uniquement à certains utilisateurs), vous trouverez

• Liste des adhérents : liste des adhérents déclarés dans SPS, avec le statut de leur inscription .. utile pour faire le point sur les renouvellements de licence et réception des certificats médicaux etc.
• Liste des emails : liste des emails à copier si vous devez envoyer un mailing à l’ensemble des membres (n’utiliser que cette liste car elle est à jour)
• Liste des adresses postales : pour mailing postal (envoi des licences par exemple)
• Liste des tarifs : paramétrage des forfaits WE (accessible en modification uniquement pour ceux qui ont les droits FINANCE)

MENU PLANNING

Ce menu donne accès la la liste des sorties déclarées dans SPS pour la saison. Pour chacune des sorties, il y a 4 liens

Nom de la sortie : donne accès au paramétage de la sortie (nombre de jour, hébergement, covoiturage, nom de la sortie etc). Vous pouvez en avoir l’utilité pour

• modifier le champ « mémo » de la sortie ou nous avons décidé de mentionner les coordonnées de l’organisateur de la sortie
• modifier sur chaque journée de la sortie : la station, le programme (entrainement, course etc.), les tarifs de repas et de forfait accompagnateur junior et adulte (Si on ne remplis pas ces éléments, c’est automatiquement le tarif ‘normal’ qui est pris en compte à la fois dans l'établissement de la liste des forfaits, et dans l'imputation sur les compte famille)
• modifier sur chaque nuit les tarifs d’hébergement accompagnateur et le nom de l’hôtel

familles inscrites : présente la liste des familles dans lesquelles au moins un licencié s’est inscrit à la sortie. Pour chaque famille, il est alors possible de vérifier ses « données WE ». A l’attention des organisateurs de sortie : lorsque vous faites un mail aux adhérents leur demandant de vérifier leur données sorties à J-15), vous pouvez faire un copier coller du lien vers la sortie afin que les adhérents n’aient qu’à cliquer sur ce lien pour accéder très rapidement à cette vérification. exemple : Lien vers les familles inscrites à la sortie S1 = http://sps.ski-aix.com/event/families/3

Préparation : cette vue de la sortie est dédiée aux préparateurs des sorties. Elle rassemble dans un unique tableau toutes les données des inscriptions à la sortie pour tous les adhérents. Dans une 2e partie, on retrouve une synthèse permettant de préparer les réservations hôtelières, le covoiturage et les besoins en forfaits

Terrain : l’objectif est de pouvoir éditer les listes nécessaires à la gestion du club sur le terrain (covoiturage, forfaits, repas)

Compta : cette vue est dédiée à la comptabilité des sorties et des comptes famille. Elle permet de vérifier les données comptables de chaque inscription licencié/sortie, d’appliquer une correction de tarif (historisée afin de pouvoir justifier cette correction en cas de réclamation), et d’imputer automatiquement les sommes dues dans les comptes famille (en cours de développement)